DIY organisation d'un Bootcamp

Dans un mois, notre ligue, le Berry Roller Derby, moins d'une vingtaine de personnes, va acceuillir pour la seconde fois plus de 70 personnes dans son petit gymnase défraîchi pour 2 jours de sueur et de fun.



Pour la première édition, tout était nouveau, il a fallu trouver des solutions de travail à plusieurs, d'organisation, etc. Lors du lancement des inscriptions, le BC était complet en 19 heures.



Mis à part un restaurant pas à la hauteur le samedi soir, tout fût absolument parfait :
les intervenants, Kozmic, Cherry Lie Lie et Wheely Wonka pour les skaters et Watzé & Maëlstrom pour les Officials, ont proposé un programme de qualité avec plein de choses à ramener pour soi (Atelier "j'apprend à connaître mes patins") et pour sa ligue avec des tonnes d'exercices on skate, off skate et un peu de stratégie. Cerise sur le gâteau, en plus de leurs expériences, ils ont partagé avec tous leur gentillesse et disponibilité.

 

Une fois le bootcramp# 1 terminé, nous avons envoyé un formulaire aux participants qui leur demandait sans détour et anonymement de nous dire ce qu'ils en avaient pensé.
En voici des extraits :

La communication était parfaite, il n'y avait pas beaucoup de zones d'ombres sur le déroulements du WE, Les douches chaudes étaient parfaites, les furies cuisinent très bien!

La communication préalable a été au top, très en amont et parfaitement explicite.

Je n'ai jamais assisté à un évènement derby réglé au poil à ce point !
(En plus, douche chaude dans les vestiaires, awww).





Comment fait on une bonne communication avec les participants ?

On choisit un outil facile à consulter de partout (mac/pc, iphone, etc.) et par tout le monde : google, son gmail et ses google doc apportent une solution presque parfaite.

Si au début, ça fout la trouille, on utilise vite tous plein de possibilités :
classer les messages, leur mettre des étiquettes (REF, SKATER, PAYÉS, A RÉPONDU AU FORMULAIRE...) pour s'y retrouver facilement.

Un conseil sur gmail :
Ne pas pratiquez les messages groupés, en copie donc même en copie cachée. Si un des destinataires vous répond, vous allez vite être paumé.

Voici comment on a procédé :
une demande d'inscription est envoyée, je récupère l'adresse email.
J'envoie un nouveau message à cette adresse avec comme sujet Prénom Nom INSCRIPTION.
Le message initial (la demande) est laissé de côté.

Ça me permet de commencer une conversation à partir de cette inscription.
Ensuite je ne ferais que répondre en envoyant d'autres infos = une conversation par participant.

Il faut être très organisé et donner des nouvelles régulièrement, quitte à en donner un chouille trop. C'est un peu comme quand vous achetez un truc sur internet et que vous n'avez ensuite jamais de nouvelles d'expédition ou autre, c'est agaçant, non ?

Il faut avoir du temps pour répondre et se montrer très patient (prévoir de répéter plusieurs fois la même chose : si vous êtes connectés 24/24, ce n'est pas le cas de tous).

Lors d'envoi des messages par mail, doublez votre info sur la page event facebook, ça permet aux étourdis de se rappeler d'un truc ou de soulever des soucis de mails jamais arrivés.

Pour les google doc, surtout gardez-les d'une année sur l'autre : liste des trucs à acheter ou prêter, consultable par toute l'équipe permet d'économiser et faire participer tout le monde.
Liste des gens qui peuvent héberger, cuisinier, préparer la liste des courses, créer des formulaires pour savoir tout du voyage des inscrits, etc.

Un mail récapitualtif par participant est super apprécié, il permet de checker toutes les infos quelques semaines avant le jour J.



Comment laisser un souvenir imperrissable ?
Des filles de l'équipe motivées et présentes pour nous renseigner ou nous cocooner !
Un repas le dimanche midi gargantuesque et ça c'était cool !

Le miam miam du dimanche midi était tout simplement génial. La prise en compte de tous les régimes, la qualité et la diversité des plats.

Hébergement : logée chez une furie, très agréable, conviviale. La réunion au bar le vendredi soir est une très bonne idée, cela permet de bien amorcer l'évènement, de voir tout le monde et surtout son hôte !

Toute l'équipe doit porter le projet et l'investir de quelques façons que ce soit. Tout le monde n'aime pas jouer avec des google doc, mais les cuisinières peuvent montrer leur talent par exemple.

Si vous avez de très freshmeat (trop fresh pour participer à la partie SKATER par exemple), elles peuvent certainement s'investir dans l'organisation et veiller à un tas de petits détails durant le weekend. Ces petits détails qui font que tout est impeccablement parfait ou presque : préparer le café, renseigner les gens, passer dans les toilettes pour nettoyer un petit coup, préparer le goûter, le déjeuner. Sans elles, c'est panique assurée.



Pensez aux petites choses comme les allergies, régimes alimentaires qui comptent quand on n'est pas chez soi. Organisez une navette depuis la gare pour ceux qui viennent en train, pensez à un RV sympa la veille...

Coachs ultra dispos, très abordables et appliquées pour répondre à toutes nos questions.  
Parfait. Les coachs ont vraiment été précis dans leurs consignes et descriptions.
C'était très tonique, les filles étaient nombreuses pour nous et n'hésitaient pas à prendre le temps de nous expliquer/réexpliquer/détailler les exos... Du vrai bonheur !
 Je n'ai pas remarqué de moment de vide, personne n'a raté son train ou n'a été oublié, tout s'enchainait assez rapidement, dans la bonne humeur en plus !
j'ai été particulièrement bluffée par la partie "entretien du matériel", je ne m'attendais pas à grand chose et j'ai appris à connaitre et comprendre mon patin et mon patinage !

Expliquez bien à vos intervenants ce que vous attendez du bootcamp et quelles sont vos priorités.
Chez nous, il est important que les freshmeats soient présentes, d'autant plus qu'elles se voient trop souvent fermées les portes de bootcamp en France. Alors oui, elles ne feront pas le scrimmage, mais y trouveront une place de NSO peut-être et c'est sûr, reviendront des étoiles plein la tête (en plus des bleus sur le corps).

Voilà pour les petits conseils, la liste est exhaustive mais ce sont finalement les points les plus importants selon moi.




À priori, Les furies ont dû laissé un bon souvenir car cette année c'est en 2 minutes que le BC affichait complet. Ce n'est pas une formule toute faite, c'est vraiment 2 fois 60 secondes...



Nous sommes fortes de notre expérience précédente et nous sommes toujours aussi sympathiques et chaleureuses.
Nos intervenants vont être au poil, les bootcrampeurs vont souffrir, apprendre et s'amuser.
Bref de la sueur et du fun made in Berry.

On a plus que hâte d'y être déjà.
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